SURAT : Pengertian, Jenis-Jenis, Fungsi Surat

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang menjadi alternatif lain apabila komunikasi secara lisan tidak mungkin ditempuh atau tidak mampu mencapai sasaran komunikasi yang diharapkan. Hal pemberitahuan/pengumuman, undangan, permohonan, dan laporan yang ditujukan kepada individu atau instansi tertentu akan lebih tepat sasaran (efektif) dan mudah/hemat (efisien) disampaikan melalui surat daripada melaui lisan/tuturan, apalagi hal tersebut ditujukan kapada beberapa orang atau beberapa instansi. 

Dengan surat, informasi/pesan yang dimaksud oleh pemberi informasi/pesan akan terhindar dari perubahan-perubahan isinya, mungkin ditambah atau dikurangi, yang biasanya dapat terjadi pada komunikasi secara lisan meskipun tidak disadari.

Peranan surat sebagai media komunikasi tertulis sangat penting, terutama dalam menjembatani urusan/perkara resmi antar individu, antar instansi, atau antara individu dan instansi serta sebaliknya. Hal ini terbukti dengan munculnya apa yang disebut dengan surat perjanjian, surat sewa-menyewa, surat jual-beli, surat kuasa, dan surat-surat resmi lainnya.

Dengan surat-surat tersebut, pihak yang bersangkutan dapat menjadikannya atau mempergunakannya sebagai alat bukti yang sah dan memiliki kekuatan hukum "hitam di atas putih".

Pengertian Surat

Istilah surat sudah dikenal sejak dahulu sampai sekarang. Surat merupakan sarana komunikasi alternatif yang berbentuk tulisan yang diwujudkan dalam sehelai kertas atau lebih. Ada beberapa pengertian dari beberapa pendapat ahli tentang surat, diantaranya adalah:

Pengertian Surat Oleh Hutabarat dkk. 1981: 11

Surat tidak lain adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat bahan komunikasi yang dibuat seseorang baik atas nama pribadi maupun organisasi yang disampaikan kepada seseorang baik atas nama pribadi maupun organisasi. 

Pengertian Surat Oleh Atar Semi. 1990: 189

Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tertulis yang berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, sikap, dan lain-lain yang ditulis atau dikeluarkan oleh seseorang atau oleh suatu organisasi. 

Pengertian Surat Oleh Sri Slameto. 2000: 2

Surat merupakan warkat atau sejenis warkat yang dipakai sebagai alat atau sarana komunikasi tertulis antar pihak terutama dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu.

Pengertian Surat Oleh Aldan Ali dan Tanzili, 2006:1

Surat juga dapat diartikan sebagai sehelai kertas atau lebih yang digunakan sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak yang lain.

Pengertian Surat Oleh Qonita Dewi 2004:1

Surat adalah alat komunikasi dengan bahasa tulisan yang digunakan sebagai alat atau sarana untuk menyampaikan suatu informasi atau berita.

Pengertian Surat Oleh Slamet & Sutono (1996: 17)

Slamet & Sutono (1996: 17) memberikan pengertian, Surat ialah suatu alat komunikasi untuk menyampaikan informasi atau warta secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain.

Pengertian Surat Oleh Silmi (2002: 1)

Silmi (2002: 1) berpendapat, Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. Adapun isi surat dapat berupa: pernyataan, keterangan, pemberitahuan, laporan, permintaan, pertanyaan, sanggahan, tuntutan, gugatan, dan lain sebagainya.

Pengertian Surat Oleh Finoza (1992: 1)

Finoza (1992: 1) membatasi surat sebagai sebuah alat informasi yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis dan dibuat dengan persyaratan tertentu.

Pengertian Surat Oleh Semi (2008)

Semi (2008) menyatakan, Surat adalah sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, sikap, dan lain-lain.

Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa surat merupakan sebuah alat komunikasi dalam bentuk tertulis guna menyampaikan maksud tertentu dari satu pihak (pengirim surat) ke pihak lainnya (penerima surat).

Beberapa pengertian surat tersebut menjelaskan bahwa surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berwujud lembaran kertas dengan ukuran tertentu, yang memuat pesan komunikasi tertentu, yang dibuat seseorang atas nama pribadi atau organisasi, dan yang ditujukan kepada seseorang atas nama pribadi atau organisasi.

Jenis-Jenis Surat

Dengan merujuk penjelasan Mustakim (1994: 162), surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, diantaranya adalah:

Jenis Surat berdasarkan kepentingan isi

Berdasarkan kepentingan isi surat, surat dapat dibedakan menjadi tiga macam:

1. Surat pribadi, yakni surat yang memuat persoalan pribadi dan dibuat oleh perseorangan yang isinya bisa bersifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan, atau resmi; 
2. Surat dinas, yakni surat yang memuat persoalan kedinasan dan dibuat instansi pemerintah; 
3. Surat niaga (bisnis), yakni surat yang memuat persoalan niaga/perdagangan dan dibuat suatu badan perusahaan
   

Jenis Surat berdasarkan kerahasiaan isi

Berdasarkan kerahasiaan isinya, surat dibedakan menjadi tiga macam juga yaitu:

1. Surat sangat rahasia, yakni surat yang dipakai sebagai surat atau dokumen yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain yang biasanya berkaitan dengan keamanan negara;
2. Surat rahasia/konfidensal, yakni surat yang isinya cukup diketahui oleh pejabat yang bersangkutan saja;
3. Surat biasa, yakni surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau yang dapat merugikan organisasi atau pejabat yang bersangkutan kalau isinya dibaca atau terbaca oleh orang lain

Jenis Surat berdasarkan tujuannya

Berdasarkan tujuannya, surat dibedakan menjadi beberapa macam surat yang di antaranya:

1. Surat lamaran, Surat lamaran yakni surat yang berisi tentang permohonan untuk memperoleh suatu jabatan;
2. Surat panggilan, yakni surat yang berisi tentang panggilan terhadap seseorang berkaitan dengan sesuatu hal;
3. Surat undangan, yakni surat yang berisi tentang undangan kepada seseorang atau sekelompok orang unatuk menghadiri suatu acara/kegiatan;
4. Surat keterangan, yakni surat yang berisi tentang keterangan akan sesuatu hal yang dapat dipakai oleh pemegang surat tersebut untuk suatu keperluan tertentu;
5. Surat peringatan, yakni surat yang yang ditulis oleh pihak penjual atau kreditur kepada pihak pembeli atau debitur manakala pihak pembeli tidak atau belum memenuhi kewajiban membayar hutangnya atas barang-barang yang telah diterimanya, walaupun jangka waktu atau jatuh tempo pembayaran sudah lewat;
6. Surat penuntutan, yakni surat yang dibuat oleh seseorang atau suatu instansi yang berisi tuntutan terhadap seseorang atau suatu instansi karena merasa dirugikan;
7. Surat pengantar/jalan, yakni surat biasa yang dipakai untuk mengantarkan sesuatu kepada yang berkepentingan;
8. Surat pemesanan, yakni surat yang berisi pemesanan akan suatu barang yang dibuat oleh pembeli;
9. Surat penawaran, yakni surat yang berisi penawaran suatu barang yang dibuat oleh penjual;
10. Surat konfirmasi, yakni surat yang berisi penegasan akan suatu hal yang dibuatoleh seseorang atau suatu insatansi;
11. Surat penagihan, yakni surat yang berisi tagihan akan suatu hutang yang dibuat oleh pemiutang untuk diberikan kepada pihak penghutang

Jenis Surat berdasarkan cara pengirimannya

Berdasarkan cara pengirimannya, surat dapat dibedakan beberapa macam di antaranya:

1. Surat bersampul, yakni surat yang memakai amplop atau sampul;
2. Surat warkat, yakni sehelai kertas yang telah dicetak sedemikian rupa, sehingga kalau dilipat merupakan sebuah amplop dan hanya dikeluarkan PT. POS Indonesia;
3. Kartu pos, yakni segala macam surat yang dibuat di atas kertas karton berukuran 15 x 10 cm yang dipakai untuk mengirim berita yang isinya singkat dan tidak salah bila terbaca orang lain;
4. Telegram, yakni berita yang dikirimkan melalui pesawat telegraf;
5. Faksimile, berita yang dikirimkan melalui alat elektronik modern seperti mesin fotokopi.

Jenis Surat berdasarkan urgently-nya

Berdasarakan wigati (urgently)-nya, surat dibedakan menjadi tiga macam:

1. Surat tercatat, surat biasa yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian yang cepat dan pengurusannya dilakukan menurut urutan surat masuk saja;
2. Surat kilat, surat yang isinya harus segera ditanggapi oleh penerimanya, namun tidak perlu dalam waktu yang sesingkat-singkatnya seperti pada surat kilat khusus; 
3. Surat kilat khusus, yakni surat yang isinya harus secepat mungkin ditanggapi atau diselesaikan atau diketahui oleh penerimanya.

Jenis Surat Menurut Qonita Dewi 

Menurut Qonita Dewi (2004:6) berdasarkan kedudukan pembuat surat, jenis surat dapat digolongkan menjadi:

Surat Keluarga 

Surat keluarga merupakan surat menyurat yang bersifat kekeluargaan dalam pergaulan hidup sehari-hari. Yang termasuk surat keluarga misalnya surat sesama teman, surat sesama famili. 

Surat Niaga 

Surat niaga merupakan surat-menyurat yang ditulis oleh orang-orang atau badan-badan yang bergerak di bidang lapangan perniagaan dan perusahaan. Surat niaga berisi persoalan-persoalan peniagaan, misalnya badan usaha perseorangan, perseroan terbatas, koperasi. 

Surat Dinas 

Surat dinas yaitu surat menyurat yang ditulis oleh instansi pemerintah yang isinya mengenai persoalan-persoalan kedinasan. Surat dinas ditulis dalam bentuk surat resmi dengan kaidah-kaidah yang baku. 

Surat Organisasi 

Surat organisasi adalah surat menyurat yang ditulis oleh organisasi atau badan-badan swasta yang tidak mencari keuntungan tetapi bersifat memperjuangkan ide.

Fungsi Surat

Menurut Qonita Dewi (2004:1) Surat memiliki beberapa fungsi sebagai berikut. 

Sarana Komunikasi 

Surat merupakan sarana untuk saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan secara ekonomis, praktis, dan efektif meskipun jarakanya berjauhan. 

Wakil atau Duta 

Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Selaku wakil atau duta, surat dapat menyampaikan hal-hal yang dikehendaki oleh pembuat surat, misalnya membawa pesan, misi, atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima tanpa harus datang sendiri. 

Bahan Bukti yang Kuat 

Mengingat surat merupakan media komunikasi tertulis, surat dapat digunakan sebagai bahan bukti yang sangat kuat, misalnya tanda terima, kuitansi, surat jalan, pengiriman barang, resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian.

Sumber Data 

Surat juga dapat digunakan sebagai sumber data yang segera dapat ditindaklanjuti oleh penerima surat. 

Sarana Pengingat 

Surat dapat berfungsi sebagai sarana pengingat dari suatu peristiwa atau kejadian pada masa yang lalu. Kegiatan atau aktivitas seseorang sering tercatat dalam surat yang pada suatu ketika perlu dibaca kembali untuk menindaklanjuti aktivitas tersebut. 

Sebagai Jaminan 

Surat juga dapat berfungsi sebagai jaminan, misalnya jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai. 

Sebagai Media Pengikat 

Surat dapat berfungsi sebagai sarana pengikat yang berkekuatan hukum antara beberapa pihak, misalnya surat kontrak dan surat perjanjian. 

Sebagai Alat Promosi 

Surat dapat berfungsi sebagai sarana untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain.

Fungsi Surat Menurut Silmi

Menurut Silmi (2002: 2-4), fungsi surat dapat dibedakan menjadi sembilan, yaitu sebagai berikut:

1. Sarana komunikasi, Sesuai dengan fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif, dan praktis. 
2. Wakil, Surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan , misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima. 
3. Bahan bukti, Mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekeuatan hukum. 
4. Sumber data, Surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindaklanjuti. 
5. Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya. 
6. Jaminan, Surat dapat menjadi jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai, dan lain sebagainya. 
7. Alat pengikat, surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak. 
8. Alat promosi, tak terelakkan lagi bahwa surat, terutama pada bagian kepala surat yang memuat logo, dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut. 
9. Alat untuk penghemat, Surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.
   

Menurut Soewito (1978: 9), fungsi surat antara lain: 

• alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, 
• alat pengingat atau berpikir, misalnya surat yang telah diarsip, 
• bukti historis, misalnya untuk mengetahui perkembangan dari masa lalu, 
• pedoman, misalnya surat edaran atau instruksi, dan 
• duta atau wakil organisasi. 

Dalam kehidupan bermasyarakat, fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi, alat bukti otentik, alat bukti historis, duta/wakil, dan pedoman pelaksanaan tugas (Nurjamal &Sumirat, 2010: 114).

Semi (2008: hlm. 3-5) menyebutkan fungsi surat yaitu sebagai berikut: 

1. sebagai pengganti diri, 
2. sebagai bukti tertulis, 
3. sebagai pedoman kerja, 
4. sebagai sumber data dan keterangan, 
5. sebagai dokumen sejarah, dan 
6. sebagai jaminan keamanan.
   

 

Arifin (1996) menyebutkan lima fungsi surat, yaitu sebagai berikut: 

1. sebagai bukti hitam di atas putih, 
2. sebagai pengingat, 
3. sebagai bukti sejarah, 
4. sebagai pedoman kerja, dan 
5. sebagai duta perusahaan atau instansi 

(dalam Ulyani, 2012: 9-10).

Referensi :

1. N. Dwi W.W, 2004, Analisis kesalahan berbahasa dalam surat dinas...

2. Sutarmo, 2009, Peningkatan keterampilan menulis surat dinas melalui...

2. Heni S.P, 2013, Analisis Kesalahan Berbahasa Indonesia Pada Surat Dinas Kantor Kepala Desa Jladri...

KIRIM MASUKAN